Cronogramas: Gerenciando Seu Tempo

Garantindo Resultados pela Gestão do Tempo

Desde tempos remotos, o mundo corporativo passa por constantes mudanças que a sociedade lhe impõe, de forma a se adaptar a ela.

Atualmente, vivendo numa economia globalizada, a pressão sobre as organizações é cada vez maior e torna-se essencial que os produtos/serviços sejam entregues em um prazo curto, mas com alta qualidade.

Cronogramas Para Otimizar Projetos e Processos

Quando o produto a ser oferecido é um projeto, é de extrema importância a utilização dos cronogramas. Essa ferramenta é tão necessária que se encontra entre uma das práticas propostas pelo PMI (Project Management Institute), uma das várias organizações que buscam desenvolver melhores práticas na gestão de projetos. 

Com o uso de cronogramas, podemos garantir que os esforços da equipe estejam coordenados, as atividades do projeto ocorram com fluidez e sejam facilmente controladas e monitoradas. Além disso, permite uma maior facilidade de visualização da conclusão das etapas, auxilia o gerente do projeto nas tomadas de decisão e aumenta a previsibilidade do impacto causado por possíveis eventos inesperados. 

A união de todos esses fatores proporciona ao cliente uma visão clara de todas as atividades que serão realizadas no projeto, os recursos que serão utilizados, o prazo em que as atividades serão realizadas e o andamento das mesmas. 

Caso ocorra algum imprevisto que prejudique o projeto, o cliente pode ter a situação contornada com a criação de novos prazos, a partir do cronograma, sem afetar a entrega final. Além do fato de que, com o cronograma, há muito mais chances de que o cliente tenha seu projeto entregue no prazo desejado.

Antes mesmo de começarmos a entender suas nuances, vamos buscar compreender do que se trata essa prática. Os cronogramas são as listas de atividades com informações como duração, prazos, encadeamento e definição de recursos, que, quando bem projetada, torna-se a ferramenta que leva o projeto a ser bem-sucedido. 

Como já foi dito, nesse novo contexto da globalização, é exigido que tudo seja executado em menor tempo, já que agora a distância se tornou algo quase inexistente e as barreiras estão enfraquecidas. 

Mas, sendo assim, como alinhar o pensamento dos grandes estudiosos que desenvolveram todas as bases para o Project Management e as ideologias como a de Cleland, que dizia que “Quanto maior for o tempo gasto com planejamento em todas as fases do ciclo de vida do projeto, maiores as chances de sucesso do mesmo”. Essa é sem dúvida uma das grandes questões de hoje: alinhar o tempo com as ações.

Para solucionar os problemas de manejo de tempo é necessário se utilizar de 2 fatores: experiência e monitoramento.

A experiência nos dá a possibilidade de obter uma linha de base, que torna o planejamento muito mais próximo da realidade; além dela, há o conhecimento das entregáveis desse cronograma – ter o “know how” é extremamente benéfico para o projeto. 

Já o monitoramento é essencial para a manutenção do cronograma. Em um estudo feito pelo Standish Group Internacional, avaliando projetos de TI. Foi levantado que 88% dos projetos apresentam atrasos no cronograma, que, se monitorados e controlados em tempo hábil, a partir de soluções do gerente e sua equipe, não se tornam prejudiciais para a saúde do plano.

Esse monitoramento incessante demanda, contudo, muito empenho por parte da equipe. Não se deve esperar acertos constantes nas estimativas de tempo. Pelo contrário, conforme explicitado anteriormente, como são em sua essência previsões, elas estarão sempre mais propensas a falhas e não a acertos.

Sendo assim, como um projeto é bem executado em meio a um cenário tão complexo?

É fundamental entender o que são os riscos e issues: risco é um evento com probabilidade de ocorrência podendo afetar o escopo, prazo e custo do projeto; já issue é o evento que já ocorreu ou que com 100% de certeza irá ocorrer, afetando o escopo, prazo e custo do projeto.

Alinhando esse entendimento com os fatores dominantes, o projeto obtém êxito e é bem-sucedido.