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Como implementar a ferramenta 5W2H no seu negócio

Introdução Você já tentou esquematizar em um papel quais planos de ação precisam ser feitos para resolver o(s) problema(s) do seu negócio? Se a resposta for não, este artigo, lhe auxiliará na implementação desta planilha. Mas não para por aí, porque essa ferramenta também auxilia no planejamento estratégico para definição das tarefas de uma maneira […]

Por Guilherme Paro

Como implementar a ferramenta 5W2H no seu negócio

Introdução

Você já tentou esquematizar em um papel quais planos de ação precisam ser feitos para resolver o(s) problema(s) do seu negócio? Se a resposta for não, este artigo, lhe auxiliará na implementação desta planilha. Mas não para por aí, porque essa ferramenta também auxilia no planejamento estratégico para definição das tarefas de uma maneira mais eficaz. Por esses motivos, ensinaremos hoje, a como implementar a 5W2H no seu negócio.

O que é a 5W2H?

A 5W2H é uma ferramenta de gestão empregada na resolução de problemas e na criação de planos de ação de empresas. Portanto, a ferramenta é uma lista administrativa de atividades, prazos e responsabilidades que todos os envolvidos em um projeto devem desenvolver com clareza e eficiência.

Nesse sentido, sigla é formada pelas iniciais, em inglês, das sete diretrizes que, quando bem estabelecidas, eliminam quaisquer dúvidas que possam aparecer ao longo de um processo ou de uma atividade. 

São elas: 5

1- What ( o que será feito?)

2- Why (por que será feito?) 

3- Who (por quem será feito?) 

4- Where (onde será feito?) 

5- When (quando será feito?)

E os 2H

1- How (como será feito?) 

2- How much (quanto vai custar?) 

Ou seja, a metodologia 5W2H é formada pelas respostas para essas sete perguntas essenciais de qualquer planejamento, seja de um projeto ou de uma área inteira. 

Por que utilizar a 5W2H no seu negócio?

Facilita a Criação Planos de Ação

Uma empresa que não possui um planejamento estratégico, que não possui nenhum tipo de meta, dificilmente sobreviverá por muito tempo no mercado. Assim, somente ter metas definidas não fará com que a empresa atinja os resultados pretendidos. Dessa forma, a ferramenta 5WH2 viabiliza e facilita esta criação de maneira prática e simples.

Ajuda a identificar os problemas do setor ou da empresa

A ferramenta 5W2H é um meio para ajudar nos relatórios de solução de problema na área da qualidade, porque serve para identificar e delimitar o estudo da causa raiz. Sendo assim, é viável empregar a 5W2H em qualquer empresa de qualquer porte, e ela busca oferecer respostas de formas visíveis e completas. 

Otimiza os Processos Internos

A ferramenta consegue, como já dissemos, fornecer uma visão do todo. A partir desta visão, é possível entender melhor os recursos disponíveis, saber direcionar as pessoas corretas para as ações certas e, além disso, entender o que realmente é ou não necessário para o atingimento do objetivo.

Como implementar?

1- O que (What) deve ser feito?

Meta, ação ou atividade que deve ser executada ou o problema ou o desafio que deve ser solucionado;

2- Por que (Why) deve ser implementado?

Justificativa dos motivos e objetivos daquilo estar sendo executado ou solucionado. Nesse sentido, é uma forma de conseguir validar as respostas desta pergunta e verificar se está no caminho certo é utilizar a metodologia SMART.

3- Quem (Who) é o responsável pela ação? 

Definição de quem será (serão) o(s) responsável(eis) pela execução do que foi planejado;

4- Onde (Where) deve ser executado?

Informação sobre onde cada um dos procedimentos será executado. Se um defeito ocorre em uma parte do processo, onde ele está localizado? Uma folha de verificação de localização pode ajudar. A partir desse diagnóstico, fica mais simples determinar em qual setor da empresa o problema em questão será enfrentado.

5- Quando (When) deve ser implementado?

Cronograma sobre quando ocorrerão os procedimentos. Você precisa determinar quando cada uma das tarefas propostas será realizada e também a duração de cada uma delas.

6- Como (How) deve ser conduzido?

Explicação sobre como serão executados os procedimentos para atingir os objetivos pré-estabelecidos;

7- Quanto (How much) vai custar a implementação?

Limitação de quanto cada procedimento vai custar e o custo total do que será feito. Ou seja, é preciso considerar todos os custos no plano de ação. Isso tornará possível visualizar se o plano de ação definido está de acordo com a realidade financeira da empresa. Caso necessário, faça alterações no plano de ação para adequar a realidade da empresa. 

O que esperar após utilizar a ferramenta?

O uso dessa ferramenta possibilita traçar melhor seus planos de ação e executá-los da melhor forma possível, já que essa ferramenta é considerada uma das mais completas e fáceis do momento. Dessa forma, você também irá conseguir minimizar problemas futuros e otimizar tempo. 

Na Pacto Consultoria Jr, fizemos alguns serviços de sucesso para algumas empresas, tais como: Zoom Entregas Rápidas e Ana Carolina Estética, no qual utilizamos a ferramenta 5W2H como parte da realização do serviço. 

Conclusão

Assim, ficou evidente que a ferramenta 5W2H é muito simples de aplicar, e traz inúmeras vantagens para sua empresa. 

Certamente, a sigla é bem mais complexa do que a aplicação do método, que é muito útil para alcançar seus objetivos.

Para que tudo dê certo na hora da execução do plano de ação, é necessário detalhar o máximo possível as respostas de todas as perguntas.

Nesse sentido, fica a dica de um modelo da 5W2H disponibilizado pelo SEBRAE.

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